Whistleblowing Policy - Speaking Up Procedure

French version below. In the event of discrepancy, the French version shall prevail.

In order to continuously strengthen its ethical commitment and notably in accordance with the Directive (EU) 2019/1937 of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of Union law and relevant national regulations hereafter collectively referred to as the "Whistleblowing Regulation", the present Whistleblowing Policy  provides with a secure and confidential channel to allow you to speak up should you identify a violation of laws, our EVS Code of conduct or  any internal policies/procedure.  EVS is committed in this context to ensuring that everyone feels free to speak up without fear of retaliation and to investigating any potential instances of misconduct.

 

Who can issue a report?

  • Any team member of EVS and its affiliated companies, including temporary workers, trainees, interns and members of the Board of Directors.
  • All stakeholders of EVS, external and occasional, including customers, subcontractors, suppliers and partners.

The Whistleblower must act in good faith, without malicious intent and without expectation of compensation. Any abuse of this reporting channel will result in disciplinary sanctions and/or judicial proceedings.

 

When should a report be issued?

The Whistleblower is invited to use the reporting channel below if he/she identifies a violation of laws, our EVS Code of conduct or any internal policies/procedure in particular , but not exclusively to the following areas:

  • Human rights
  • Fraud
  • Corruption
  • Data privacy
  • Harassment
  • International sanctions
  • Health & Security
  • Environment
  • Discrimination
  • Any crimes or offences

 

What is the process for submitting a whistleblower report?

If the Whistleblower is an EVS Teammember, he/she is first encouraged to report his/her concerns to his/her manager or HR department.

If this is not the case, not possible, or if no effective action has been taken following an initial internal report, then a report can be made according to the procedure detailed below.

  • The Whistleblower can make a report, anonymously or not, (1) by filling in the Whistleblowing Form, or (2) orally by telephone or other audio messaging system to a member of the Legal Department on the following phone number: +32 4 361 70 09.  The whistleblowing reporting channel is open to anyone, at any time, 24 hours a day, and is available in English and French.
  • The report is then processed by specific, impartial and competent staff members who are subject to confidentiality obligations.
  • A report is drawn up on the basis of the information provided by the Whistleblower. The Whistleblower receives an acknowledgement of receipt within 7 days of reporting.
  • The facts reported are then examined and an investigation may be launched if necessary. The Whistleblower is kept informed of the outcome of the report within three months.
  • The investigation makes it possible to establish the facts, obtain evidence and ensure the reality and materiality of the facts reported.
  • Depending on the conclusions of the investigation, disciplinary proceedings or legal action may be taken.
  • Records of every report received are kept by EVS, in compliance with confidentiality requirements, until it is no longer needed in order to comply with the requirements of the Whistleblowing Regulation or with other requirements laid down by or pursuant to Union law. In addition, the name, position and contact details of the whistleblower as well as any person to whom the protection and support measures extend and the person concerned, including, where applicable, their company number, are saved until the reported violation is prescribed.

Besides, an external reporting might be addressed to the competent authorities designated by national authorities or, if applicable, by the federal coordinator. Information regarding the processes is available on the website of each competent authority, depending on the mission.

 

What protection does the whistleblower have?

If applicable, EVS shall protect those who speak up and raise concerns appropriately and in good faith from any form of retaliation, potentially including, where appropriate, support measures such as information, protection assistance or legal support. 

 

Confidentiality and data protection

EVS undertakes to treat all reports in the strictest confidentiality.  Information such as the identity of the Whistleblower, the identity of the person(s) implicated and the suspicions or facts reported is kept strictly confidential. The identity of the Whistleblower may only be revealed with his or her consent or if very specific circumstances require to do so (only where this is a necessary and proportionate obligation imposed by law in the context of investigations by national authorities or judicial proceedings) and with the notification of the reporting person in advance, unless that information could jeopardize the investigation or legal proceedings in question).

Personal data are also processed by EVS, as data controller, in strict compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR), and in particular during the collection, communication and conservation of data. The Whistleblower has a right of access, rectification, object and deletion of this data through legal@evs.com.

Politique lanceur d'alerte - Procédure de signalement

 

Afin de renforcer en permanence son engagement éthique et notamment conformément à la directive (UE) 2019/1937 du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et aux réglementations nationales pertinentes, ci-après dénommées ensemble la « Réglementation Lanceurs d’alerte », la présente politique de signalement offre un canal sécurisé et confidentiel pour vous permettre de vous exprimer si vous identifiez une violation de la réglementation, de notre code de conduite EVS ou de toute politique/procédure interne.  Dans ce contexte, EVS s'engage à veiller à ce que chacun se sente libre de s'exprimer sans crainte de représailles et à enquêter sur tout cas potentiel de violation.

 

Qui peut déposer un signalement?

  • Tout membre de l'équipe de EVS et de ses sociétés filiales, y compris les travailleurs temporaires, les stagiaires et les internes et les membres du Conseil d’administration.
  • Toutes les parties prenantes de EVS, externes et occasionnelles, y compris les clients, les sous-traitants, les fournisseurs et les partenaires.

L’auteur de signalement doit agir de bonne foi, sans intention malveillante et sans attente de compensation. Tout abus de ce canal de signalement entraînera des sanctions disciplinaires et/ou des procédures judiciaires. L’auteur de signalement peut en outre consulter un conseiller de manière confidentielle au sujet d'une suspicion de violation.

 

Quand un signalement doit-il être émis?

L’auteur de signalement est invité à utiliser le canal de signalement ci-dessous s'il identifie une violation de la réglementation, de notre code de conduite EVS ou de toute politique/procédure interne, en particulier, mais pas exclusivement, dans les domaines suivants :

  • Droits de l'homme
  • Fraude
  • Corruption
  • Confidentialité des données
  • Harcèlement
  • Sanctions internationales
  • Santé et sécurité
  • Environnement
  • Discrimination
  • Tout crime ou délit

 

Quelle est la procédure à suivre pour soumettre un signalement?

Si l’auteur de signalement est un membre de l'équipe EVS, il est tout d'abord encouragé à faire part de ses préoccupations à son supérieur ou au département des ressources humaines.

Si ce n'est pas le cas, si ce n'est pas possible ou si aucune mesure efficace n'a été prise à la suite d'un premier rapport interne, un signalement peut être établi conformément à la procédure décrite ci-dessous.

  • L’auteur de signalement peut faire un signalement, anonyme ou non, (1) en complétant le Formulaire de Signalement, ou (2) oralement par téléphone ou tout autre système de messagerie audio, au numéro de téléphone suivant : +32 4 361 70 09.  Le canal de signalement est ouvert à tous, à tout moment, 24 heures sur 24, et est disponible en anglais et en français.
  • Le signalement est ensuite traité par des membres du personnel spécifiques, impartiaux et compétents, soumis à des obligations de confidentialité.
  • Un signalement est établi sur la base des informations fournies par l’auteur de signalement. L’auteur de signalement reçoit un accusé de réception dans les 7 jours suivant le signalement.
  • Les faits rapportés sont ensuite examinés et une enquête peut être lancée si nécessaire. L’auteur de signalement est tenu informé du résultat du signalement dans un délai de trois mois.
  • L'enquête permet d'établir les faits, d'obtenir des preuves et de s'assurer de la réalité et de la matérialité des faits rapportés.
  • En fonction des conclusions de l'enquête, une procédure disciplinaire ou une action en justice peut être engagée.
  • Les signalements reçus par EVS sont conservés par EVS, dans le respect des exigences de confidentialité, jusqu'à ce qu'ils ne soient plus nécessaires pour se conformer aux exigences de la Réglementation Lanceurs d’alerte ou à d'autres exigences établies par ou en vertu du droit de l'Union. En outre, le nom, la fonction et les coordonnées de l'auteur de signalement ainsi que de toute personne à qui les mesures de protection et de soutien s'étendent, ainsi que de la personne concernée, en ce compris, le cas échéant son numéro d'entreprise, sont sauvegardés jusqu'à ce que la violation signalée soit prescrite.

Par ailleurs, un signalement externe peut être adressé aux autorités compétentes désignées par les autorités nationales ou, le cas échéant, par le coordinateur fédéral. Les informations relatives aux procédures sont disponibles sur le site web de chaque autorité compétente, en fonction de la mission.

 

Quelle est la protection de l'auteur de signalement?

Si cela s’avère nécessaire, EVS protège les personnes qui s'expriment et soulèvent des préoccupations de manière appropriée et de bonne foi contre toute forme de représailles, en incluant le cas échéant des mesures de soutien telles que des informations, une assistance en matière de protection ou un soutien juridique.

 

Confidentialité et protection des données

EVS s'engage à traiter tous les signalements dans la plus stricte confidentialité.  Les informations telles que l'identité de l’auteur de signalement, l'identité de la (des) personne(s) concernée(s) et les soupçons ou faits rapportés restent strictement confidentiels. L'identité de l’auteur de signalement ne peut être révélée qu'avec son consentement ou si des circonstances très spécifiques l'exigent (uniquement lorsqu'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires et en informant préalablement la personne concernée, à moins que ces informations ne risquent de compromettre l'enquête ou la procédure judiciaire en question).

Les données à caractère personnel sont également traitées, par EVS en tant que responsable de traitement, dans le strict respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment lors de la collecte, de la communication et de la conservation des données. L’auteur de signalement dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression de ces données via l’adresse e-mail  legal@evs.com.