French version below. In the event of discrepancy, the French version shall prevail.
In order to continuously strengthen its ethical commitment and notably in accordance with the Directive (EU) 2019/1937 of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of Union law and relevant national regulations hereafter collectively referred to as the "Whistleblowing Regulation", the present Whistleblowing Policy provides with a secure and confidential channel to allow you to speak up should you identify a violation of laws, our EVS Code of conduct or any internal policies/procedure. EVS is committed in this context to ensuring that everyone feels free to speak up without fear of retaliation and to investigating any potential instances of misconduct.
The Whistleblower must act in good faith, without malicious intent and without expectation of compensation. Any abuse of this reporting channel will result in disciplinary sanctions and/or judicial proceedings.
The Whistleblower is invited to use the reporting channel below if he/she identifies a violation of laws, our EVS Code of conduct or any internal policies/procedure in particular , but not exclusively to the following areas:
Financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing
The report has to be in the public interest. Whilst what is in the public interest can be interpreted widely, improper conduct would not normally include complaints about an individual's work, pay, conditions, grievances and other similar issues. If these issues affect you, this is a HR matter, so go to your manager or to the HR Department in the first instance.
If the Whistleblower is an EVS Team Member, he/she is first encouraged to report his/her concerns to his/her manager or HR department.
If this is not the case, not possible, or if no effective action has been taken following an initial internal report, then a report can be made according to the procedure detailed below.
Besides, an external reporting might be addressed to the competent authorities designated by national authorities or, if applicable, by the federal coordinator. Information regarding the processes is available on the website of each competent authority, depending on the mission.
If applicable, EVS shall protect those who speak up and raise concerns appropriately and in good faith from any form of retaliation, potentially including, where appropriate, support measures such as information, protection assistance or legal support.
EVS undertakes to treat all reports in the strictest confidentiality. Information such as the identity of the Whistleblower, the identity of the person(s) implicated and the suspicions or facts reported is kept strictly confidential. The identity of the Whistleblower may only be revealed with his or her consent or if very specific circumstances require to do so (only where this is a necessary and proportionate obligation imposed by law in the context of investigations by national authorities or judicial proceedings) and with the notification of the reporting person in advance, unless that information could jeopardize the investigation or legal proceedings in question).
Personal data are also processed by EVS, as data controller, in strict compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR), and in particular during the collection, communication and conservation of data. The Whistleblower has a right of access, rectification, object and deletion of this data through legal@evs.com.
Afin de renforcer en permanence son engagement éthique et notamment conformément à la directive (UE) 2019/1937 du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et aux réglementations nationales pertinentes, ci-après dénommées ensemble la « Réglementation Lanceurs d’alerte », la présente politique de signalement offre un canal sécurisé et confidentiel pour vous permettre de vous exprimer si vous identifiez une violation de la réglementation, de notre code de conduite EVS ou de toute politique/procédure interne. Dans ce contexte, EVS s'engage à veiller à ce que chacun se sente libre de s'exprimer sans crainte de représailles et à enquêter sur tout cas potentiel de violation.
L’auteur de signalement doit agir de bonne foi, sans intention malveillante et sans attente de compensation. Tout abus de ce canal de signalement entraînera des sanctions disciplinaires et/ou des procédures judiciaires. L’auteur de signalement peut en outre consulter un conseiller de manière confidentielle au sujet d'une suspicion de violation.
L’auteur de signalement est invité à utiliser le canal de signalement ci-dessous s'il identifie une violation de la réglementation, de notre code de conduite EVS ou de toute politique/procédure interne, en particulier, mais pas exclusivement, dans les domaines suivants :
Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme
Le rapport doit être dans l'intérêt public. Bien que la notion d'intérêt public puisse être interprétée de manière très large, une conduite inappropriée n'inclut normalement pas les plaintes concernant le travail d'un individu, son salaire, ses conditions de travail, ses griefs et d'autres questions similaires. Si ces questions vous concernent, il s'agit d'une problématique RH, adressez-vous donc en premier lieu à votre supérieur hiérarchique ou au département des ressources humaines.
Si l’auteur de signalement est un membre de l'équipe EVS, il est tout d'abord encouragé à faire part de ses préoccupations à son supérieur ou au département des ressources humaines.
Si ce n'est pas le cas, si ce n'est pas possible ou si aucune mesure efficace n'a été prise à la suite d'un premier rapport interne, un signalement peut être établi conformément à la procédure décrite ci-dessous.
Par ailleurs, un signalement externe peut être adressé aux autorités compétentes désignées par les autorités nationales ou, le cas échéant, par le coordinateur fédéral. Les informations relatives aux procédures sont disponibles sur le site web de chaque autorité compétente, en fonction de la mission.
Si cela s’avère nécessaire, EVS protège les personnes qui s'expriment et soulèvent des préoccupations de manière appropriée et de bonne foi contre toute forme de représailles, en incluant le cas échéant des mesures de soutien telles que des informations, une assistance en matière de protection ou un soutien juridique.
EVS s'engage à traiter tous les signalements dans la plus stricte confidentialité. Les informations telles que l'identité de l’auteur de signalement, l'identité de la (des) personne(s) concernée(s) et les soupçons ou faits rapportés restent strictement confidentiels. L'identité de l’auteur de signalement ne peut être révélée qu'avec son consentement ou si des circonstances très spécifiques l'exigent (uniquement lorsqu'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires et en informant préalablement la personne concernée, à moins que ces informations ne risquent de compromettre l'enquête ou la procédure judiciaire en question).
Les données à caractère personnel sont également traitées, par EVS en tant que responsable de traitement, dans le strict respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment lors de la collecte, de la communication et de la conservation des données. L’auteur de signalement dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression de ces données via l’adresse e-mail legal@evs.com.